Év végi szabadságok: mit kell rendeznie a munkáltatónak?

Az év végéhez közeledve sok vállalkozásnál felmerül a kérdés: mi legyen a még ki nem adott szabadságokkal? Átvihetők a következő évre, kifizethetők, vagy mindenképpen decemberben kell kiadni őket? A megfelelő megoldáshoz a kiadás körülményeit és a törvényi határidőket is meg kell vizsgálni.

Fő szabály: a munkaviszony fennállása alatt, tilos a szabadság pénzbeli megváltása. A szabadság kiadása a munkáltató feladata!

A Munka Törvénykönyve szerint a szabadságot a munkáltató adja ki, a munkavállaló előzetes meghallgatása után. Ezért a munkáltató nem hagyatkozhat kizárólag arra, hogy a dolgozó mikor jelentkezik szabadságigénnyel.

Főszabály szerint a szabadságot az esedékességének évében kell kiadni. Önmagában az, hogy a munkavállaló nem kérte a fennmaradó napokat, vagy a felek szívesebben hagynák azokat a következő évre, nem jelent általános felmentést e kötelezettség alól.

A tervezésnél a közlési határidővel is számolni kell: a szabadság kiadásának időpontját legkésőbb a kezdete előtt tizenöt nappal közölni kell a munkavállalóval. Érdemes ezért már ősszel egyeztetni a fennmaradó napokról és a helyettesítésekről.

Mikor kerülhet szabadság a következő évre?

A törvény több kivételt is meghatároz, ezek azonban eltérő feltételekhez és határidőkhöz kapcsolódnak.

Októberben vagy később kezdődő munkaviszony: ha a munkaviszony október 1-jén vagy azt követően kezdődött, a munkáltató a szabadságot a következő év március 31-ig adhatja ki. Ez a lehetőség a munkaviszony kezdetéhez kapcsolódik, ezért nem alkalmazható automatikusan minden dolgozóra.

A munkavállaló oldalán felmerült akadály: ha a szabadságot a munkavállaló oldalán felmerült ok – például keresőképtelenség vagy gyermek gondozása céljából igénybe vett fizetés nélküli szabadság – miatt nem lehetett az esedékesség évében kiadni, azt az akadály megszűnésétől számított hatvan napon belül kell kiadni. Ilyenkor tehát nem egy általános március 31-i határidőből kell kiindulni: az akadály megszűnésének időpontja a meghatározó.

Decemberben megkezdett, januárra átnyúló szabadság: az esedékesség évében kiadottnak kell tekinteni a szabadságot, ha az még abban az évben megkezdődik, és a következő évre eső része legfeljebb öt munkanap.

Megállapodás az életkor alapján járó pótszabadságról: a felek naptári évre kötött megállapodása alapján az életkor szerint járó pótszabadság a következő év végéig adható ki.

Ez a lehetőség kizárólag az Mt. 117. §-a szerinti, életkor alapján járó napokra vonatkozik. Nem terjed ki automatikusan az alapszabadságra vagy például a gyermekek után járó pótszabadságra. A megállapodást célszerű írásban rögzíteni, az érintett év és a napok számának feltüntetésével.

Mit érdemes ellenőrizni az év végi zárás előtt?

A rendezés első lépése a tényleges szabadságegyenlegek egyeztetése. Ehhez a jogosultságot, a már kiadott napokat és a jóváhagyott, de még igénybe nem vett szabadságokat is át kell tekinteni.

Különösen fontos ellenőrizni:

• az év közben belépők időarányos jogosultságát;

• a pótszabadságokat érintő adatokat és változásokat;

• a tartós távollét miatt ki nem adott napokat;

• a következő évre kerülő szabadság jogalapját és kiadási határidejét;

• a vezetői, munkaügyi és bérszámfejtési nyilvántartások egyezőségét.

A szabadságot a tényleges igénybevételnek megfelelően kell nyilvántartani. A decemberi egyenleg nem rendezhető pusztán adminisztratív átvezetéssel, ha a munkavállaló az érintett napokon valójában dolgozott.